Was versteht man unter einem ERP-System?

ERP-Software (Enterprise Resource Planning) standardisiert und integriert Geschäftsprozesse in den Bereichen Finanzen, Personalwesen, Beschaffung, Vertrieb und anderen Abteilungen. Hier erfahren Sie, was Sie über diese wichtigen IT-Systeme wissen müssen.

ERP-Definition

Enterprise Resource Planning (ERP) ist ein System integrierter Softwareanwendungen, das Geschäftsprozesse in den Bereichen Finanzen, Personalwesen, Beschaffung, Vertrieb und anderen Abteilungen standardisiert, rationalisiert und integriert. Typischerweise arbeiten ERP-Systeme auf einer integrierten Softwareplattform mit gemeinsamen Datendefinitionen, die auf einer einzigen Datenbank betrieben werden.

ERPs wurden ursprünglich für Fertigungsunternehmen entwickelt, haben sich aber inzwischen auch auf die Dienstleistungsbranche, das Hochschulwesen, das Gastgewerbe, das Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen und die öffentliche Verwaltung ausgeweitet. Jede Branche hat ihre eigenen ERP-Besonderheiten.

Die Vorteile eines ERP-Systems

ERP-Systeme verbessern die Effizienz und Effektivität eines Unternehmens in vielerlei Hinsicht. Durch die Integration von Finanzinformationen in einem einzigen System vereinheitlichen ERP-Systeme die Finanzberichterstattung eines Unternehmens. Sie integrieren auch die Auftragsverwaltung, wodurch Auftragsannahme, Fertigung, Lagerhaltung, Buchhaltung und Vertrieb zu einem viel einfacheren und weniger fehleranfälligen Prozess werden. Die meisten ERPs beinhalten auch Tools für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM), um Kundeninteraktionen zu verfolgen und so tiefere Einblicke in das Kundenverhalten und die Kundenbedürfnisse zu erhalten. Sie können auch Fertigungs- und unterstützende Prozesse standardisieren und automatisieren und die Beschaffung über die verschiedenen Geschäftsbereiche eines Unternehmens hinweg vereinheitlichen. Ein ERP-System kann auch eine standardisierte HR-Plattform für die Zeiterfassung, Spesenerfassung, Schulung, den Abgleich von Fähigkeiten und Ähnlichem bereitstellen und die Fähigkeit eines Unternehmens, die notwendigen Berichte für die gesetzlichen Vorschriften einzureichen, in den Bereichen Finanzen, HR und Lieferkette erheblich verbessern.

Ordnungsgemäß arbeitende ERP-Systeme ermöglichen es Unternehmen, die Zeit zu reduzieren, die für die Abwicklung praktisch aller Geschäftsprozesse benötigt wird. Außerdem fördern sie die Zusammenarbeit durch gemeinsam genutzte Daten, die auf Basis gemeinsamer Datendefinitionen organisiert sind, was zu einer besseren Entscheidungsfindung führt. Die Standardisierung und Vereinfachung, die ERP-Systeme bieten, führen zu weniger starren Strukturen und schaffen so ein agileres Unternehmen, das sich schnell anpassen kann und gleichzeitig das Potenzial für die Zusammenarbeit erhöht. Eine zentralisierte Datenbank eines ERP-Systems ist zwar ein größeres Ziel, aber leichter zu sichern als Daten, die über Hunderte von Systemen verstreut sind.

4 Hauptmerkmale von ERP-Systemen

Die Größe, der Umfang und die Funktionalität von ERP-Systemen sind sehr unterschiedlich. Die meisten ERP-Systeme weisen jedoch die folgenden Merkmale auf:

1. Unternehmensweite Integration. Geschäftsprozesse sind abteilungs- und bereichsübergreifend durchgängig integriert. So wird beispielsweise bei einer neuen Bestellung automatisch eine Kreditprüfung eingeleitet, die Produktverfügbarkeit abgefragt und der Verteilungsplan aktualisiert. Sobald die Bestellung ausgeliefert ist, wird die Rechnung versendet.
2. Vorgänge in Echtzeit (oder nahezu in Echtzeit). Da die Prozesse im obigen Beispiel innerhalb weniger Sekunden nach Auftragseingang ablaufen, werden Probleme schnell erkannt, so dass der Verkäufer mehr Zeit hat, die Situation zu korrigieren.
3. Eine gemeinsame Datenbank. Eine gemeinsame Datenbank ermöglicht es, Daten einmal für das Unternehmen zu definieren, wobei jede Abteilung die gleiche Definition verwendet. Einige ERP-Systeme teilen die physische Datenbank auf, um die Leistung zu verbessern.
4. Konsistentes Aussehen und Bedienung. Frühe ERP-Anbieter haben erkannt, dass Software mit einer einheitlichen Benutzeroberfläche die Schulungskosten reduziert und professioneller wirkt. Wenn andere Software von einem ERP-Anbieter übernommen wird, wird das einheitliche Look and Feel manchmal zugunsten einer schnellen Markteinführung aufgegeben. Wenn neue Versionen auf den Markt kommen, stellen die meisten ERP-Anbieter die einheitliche Benutzeroberfläche wieder her.

Arten von ERP-Lösungen

ERP-Systeme werden in verschiedene Kategorien eingeteilt, die sich an der Größe und Komplexität der Unternehmen orientieren. Typische Stufen sind:

• Tier-I-ERPs unterstützen große, globale Unternehmen und behandeln alle Fragen der Internationalisierung, einschließlich Währung, Sprache, Alphabet, Postleitzahl, Buchhaltungsregeln usw. Seit Jahrzehnten gelten Oracle und SAP als Tier I. Microsoft und Infor sind neuere Wettbewerber, werden aber ebenfalls häufig als Tier I eingestuft.
• Tier-II-ERPs unterstützen große Unternehmen, die zwar in mehreren Ländern tätig sind, aber keine globale Reichweite haben. Tier-II-Kunden können eigenständige Unternehmen oder Geschäftseinheiten großer globaler Unternehmen sein. Die meisten dieser ERPs verfügen über ein gewisses Maß an Internationalisierung, sind aber nicht so breit aufgestellt wie Tier I. Je nachdem, wie die Anbieter kategorisiert werden, gibt es 25 bis 45 Anbieter in dieser Stufe.
• Tier III ERPs unterstützen mittelständische Unternehmen. Die meisten beherrschen eine Handvoll Sprachen und Währungen, aber nur ein einziges Alphabet. Je nachdem, wie die ERPs kategorisiert werden, gibt es 75 bis 100 Tier-III-ERP-Lösungen.
• Tier-IV-ERPs sind für kleine Unternehmen konzipiert und konzentrieren sich oft auf die Buchhaltung.

In den letzten Jahren haben ERP-Anbieter neue Systeme entwickelt, die speziell für die Cloud konzipiert sind, während langjährige ERP-Anbieter Cloud-Versionen ihrer Software entwickelt haben. Cloud-ERP wird immer beliebter und lässt sich in zwei Haupttypen unterteilen:

• ERP as a Service. Bei diesen ERPs arbeiten alle Kunden auf der gleichen Code-Basis und haben keinen Zugriff auf den Quellcode. Benutzer können den Code konfigurieren, aber nicht anpassen.
• ERP in einer IaaS-Cloud. Unternehmen, die sich auf benutzerdefinierten Code in ihrem ERP verlassen, können ERP nicht als Service nutzen. Wenn sie in der Cloud arbeiten möchten, besteht die einzige Möglichkeit darin, zu einem IaaS-Anbieter zu wechseln, der seine Server an einen anderen Standort verlagert.

Für die meisten Unternehmen bietet ERP-as-a-Service drei Vorteile: Die anfänglichen Kosten sind niedriger, Upgrades auf neue Versionen sind einfacher, und zurückhaltende Führungskräfte können das Unternehmen nicht unter Druck setzen, einen eigenen Code für ihr Unternehmen zu schreiben.

Warum ERP-Projekte scheitern

ERP-Projekte scheitern aus vielen der gleichen Gründe, die auch andere Projekte scheitern lassen. Die häufigste Ursache ist ein ineffektiver Executive Sponsor, der sich keinen Respekt im Unternehmen verschaffen kann, nicht am Projekt interessiert ist oder durch andere Aufgaben abgelenkt wird. Andere Gründe für das Scheitern sind schlecht definierte Programmziele, ein schwaches Projektmanagement, unzureichende Ressourcen und eine schlechte Datenbereinigung.

Es gibt mehrere Ursachen für das Scheitern, die eng mit ERPs verbunden sind. Im Einzelnen:

• Ungeeignete Paketauswahl: ERPs, insbesondere Tier-I-ERPs, sind sehr komplex und bieten viele Optionen. Viele Unternehmen glauben, dass ein Tier-I-ERP per Definition das „Beste“ für jedes Unternehmen ist. In Wirklichkeit werden nur sehr große, globale Unternehmen jemals mehr als einen kleinen Prozentsatz der in einem Tier-I-ERP verfügbaren Funktionen nutzen. Unternehmen, die nicht komplex genug sind, um Tier I zu rechtfertigen, werden möglicherweise feststellen, dass die Implementierung durch eine Überlastung mit Funktionen verzögert wird. Umgekehrt können große, globale Unternehmen feststellen, dass Tier-II- oder Tier-III-ERPs nicht genügend Funktionen für komplexe, globale Operationen bieten.
• Interner Widerstand: Während jedes neue Programm Widerstand hervorrufen kann, ist dies bei ERPs häufiger der Fall. Entfernte Geschäftseinheiten sehen die finanzielle oder andere Standardisierung, die durch ein ERP auferlegt wird, häufig als einen Versuch der Zentrale, die Kontrolle über den Bereich zu erhöhen. Selbst bei einer aktiven Kampagne, die die Vorteile des neuen Systems erklärt, ist es nicht ungewöhnlich, dass die Mitarbeiter vor Ort die Implementierung so weit wie möglich verzögern.

Selbst Gruppen, die das ERP unterstützen, können desillusioniert werden, wenn das Implementierungsteam schlechte Unterstützung bietet oder als unhöflich oder unempfänglich wahrgenommen wird. Enttäuschte Befürworter können zu bösartigen Kritikern werden, wenn sie das Gefühl haben, dass sie für selbstverständlich gehalten werden und keine angemessene Unterstützung erhalten.