Auf unsere 5 Fragen zum Thema DMS- und ECM-Software gibt uns Matthias Kunisch, Geschäftsführer der forcont business technology gmbh und Mitglied des Vorstandes des Cloud-EcoSystem e.V, Antworten.
5 Fragen an forcont zum Thema DMS & ECM
1. Welchen Nutzen sehen Sie im Einsatz von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) bzw. Enterprise-Content-Management (ECM)?
Nahezu 80 Prozent der Informationen, die wir täglich während der Arbeit oder privat bearbeiten, liegen in unstrukturierter Form vor. Dazu gehören Geschäftsbriefe, Bilder, E-Mails und sicher auch Videoaufnahmen. Die Informationen rechentechnisch zu verwalten, ist die zentrale Aufgabe von Dokumenten-Management-Systemen. Darüber hinaus bilden DMS-Systeme eine Klammer zu den Buchhaltungs- bzw. Controlling-Systemen (ERP), zu Kundeninformationssystemen und zum zentralen E-Mail-Server. Über strukturierte elektronische Akten lassen sich Informationen zu einem Vorgang, wie etwa einer Bestellung, eines Aufenthalts in einem Krankenhaus oder zu einem Fahrzeug, einfach und auf allen Endgeräten – wie PC, Tablet oder Smartphone – abrufen. Fester Bestandteil von DMS-Systemen sind sogenannte Archivserver, die zusammen mit dem jeweiligen Prozess für die Langzeitarchivierung der Daten sorgen, so dass auch noch nach Jahren auf Krankheitsdaten, Fahrzeuginformationen oder Immobiliendaten zurückgegriffen werden kann.
2. Wie wichtig sind im Moment Workflows und Compliance-Anforderungen in DMS- und ECM-Projekten?
Die Frage nach der aktuellen Relevanz von Workflows stellt sich eigentlich nicht. Denn mit dem Zeitalter der Industrialisierung – und das begann vor sehr langer Zeit – wurde auch der Workflow, also die zwingende Verzahnung von Arbeitsschritten, Grundvoraussetzung der Produkt- und Güterherstellung. Die moderne Rechentechnik eröffnet uns ganz neue Wege und Verfahren für die Zusammenarbeit von Menschen, und das unabhängig von Raum und Zeit über große Netzwerke und Grenzen hinweg. Außerdem hilft sie uns, Wissen über Prozesse und Verfahren zu speichern und zu verteilen. Die unerhörte Produktivität der Unternehmen kommt nicht zuletzt über Erfahrung, Wissen und Zusammenarbeit zustande. Die Regierungen der Länder und die Ländergemeinschaft haben Gesetze, Regeln und Vorschriften erlassen, um die Wirtschaft und das gesellschaftliche Leben zu bewerkstelligen. Insofern ist die Dokumentation von Geschäftsvorfällen zwingend notwendig, um stets den Nachweis erbringen zu können, dass das jeweilige wirtschaftliche Handeln den Vorschriften genügt, also compliance-gerecht ist. DMS-Systeme unterstützen Workflows und helfen, Compliance-Anforderungen einzuhalten.
3. Welche anderen EDV-Systeme sollten Ihrer Ansicht nach mit der DMS- / ECM-Lösung verbunden sein? Und warum?
Unabhängig von der Branche bzw. vom Markt, in dem ein Unternehmen agiert, verfügt im Allgemeinen jedes Unternehmen über ein Buchhaltungssystem, ein Vertriebsinformationssystem und über eine Personalverwaltungssoftware. Diese Systeme sind um einiges älter als die DMS-Software, da sie die Unternehmensdaten vorhalten. Darüber hinaus setzen Unternehmen Software für die Einkaufunterstützung, für Logistikaufgaben, für Forschung und Entwicklung, für die Steuerung technischer Aggregate, für die Konstruktion und vieles mehr ein. Keines der Systeme steht für sich allein, sondern ist auf den Daten- und Dokumentenaustausch mit den jeweils anderen Systemen angewiesen. Genau hier setzen moderne dokumentenzentrierte Verfahren an, die die Zusammenarbeit der einzelnen Bereiche unterstützen. Im Übrigen helfen moderne DMS-Systeme auch, den Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen bzw. Organisationen leichter zu bewerkstelligen.
4. Auf was sollte man Ihrer Meinung nach bei der DMS- / ECM-Lösung achten?
DMS-Systeme dienen dazu, Dokumente zu erfassen, zu verteilen, zu verarbeiten und zu archivieren. Eben das sollten sie hinreichend gut und schnell können. Nutzer des DMS sollten im System erfasst und mit Rechten ausgestattet sein. Dabei hat nicht jeder Mitarbeiter die gleichen Bearbeitungsrechte. Um die Zusammenarbeit der Unternehmen mit Kunden und Lieferanten zu unterstützen und potentiell neue Geschäftsmodelle zu ermöglichen, ist es auch unter Umständen sinnvoll, von Beginn an auf eine Cloud-Lösung zu setzen, d.h. auf die Nutzung der Software über das Internet. Das DMS-System braucht außerdem Schnittstellen zu den anderen Systemen, die Standards genügen sollten. Die Software-Arbeitspakte richten sich nach dem aktuellen Marktverhalten, sind vielleicht von einer Saison abhängig oder unterliegen anderen zufälligen Anforderungen. Ein DMS-System sollte sich also flexibel und dynamisch an die Geschäftsentwicklung des nutzenden Unternehmens anpassen können. Weiterhin ist zu beachten: Die Unternehmen agieren mehr und mehr auf internationalen Märkten. Es sollte also auch eine Selbstverständlichkeit sein, dass das DMS für die globale Zusammenarbeit geeignet ist.
5. In welchen Schritten würden Sie eine DMS- / ECM-Lösung in einem Unternehmen einführen?
Bevor man die einzelnen Schritte für die Einführung eines DMS festlegt, sollte man überlegen, wofür man es einsetzen will. Denn auch wenn ein DMS modern und schick ist, will es wohl überlegt sein, wo der größte Nutzen entsteht. Die Nutzeneffekte entstehen durch den schnellen Zugriff auf Dokumente. Das lästige Suchen im Keller oder in den Schränken der Nachbarabteilung fällt weg. DMS-Systeme unterstützen also die Zusammenarbeit von Mitarbeitern und gestalten Prozesse nachweisbar. Sie entlasten von Routinearbeit und schaffen Freiraum für Kreativität. Das DMS für das gesamte Unternehmen einzuplanen, wäre jedoch eine technologische Herausforderung. Alle Prozesse auf einmal mit einem DMS-System zu unterlegen, funktioniert nämlich nicht. Vielmehr sollte man genau einen Prozess mit einem vernünftigen Nutzen auswählen und den Personenkreis, der damit arbeiten wird, festlegen. Weitere Schritte sind die Bestimmung der Dokumentarten sowie deren Entstehungsort und Aufbewahrungspflichten, die Erstellung des Berechtigungs- und Workflowkonzeptes bis hin zur Erfüllung gesetzlicher Forderungen und Verteilung der Dokumente an Dritte. Zudem ist in jedem Fall unerlässlich, die späteren Nutzer zeitig einzubinden und mit ihnen gemeinsam das neue System zu planen.
Das Interview wurde schriftlich mit Matthias Kunisch, Geschäftsführer der forcont business technology gmbh, geführt.
Über Matthias Kunisch:
Die forcont business technology gmbh bietet als Softwarehaus standardisierte Produkte und individuelle Lösungen zur Steuerung dokumentengetriebener Geschäftsprozesse für Enterprise Content Management (ECM). Die Idee dahinter: alle Möglichkeiten der im Unternehmen generierten Inhalte durch ein intelligentes Management jederzeit und zum Nutzen aller Geschäftsbereiche voll auszuschöpfen. forcont wurde 1990 unter dem Namen IXOS Anwendungs-Software GmbH als eine Tochtergesellschaft der IXOS Software AG in Leipzig gegründet. Mit dem Vertrieb von IXOS-Produkten und ERP-Systemen angefangen, entwickelte sich das Unternehmen schnell zum Spezialisten für Dokumentenmanagement. Seit dem Management-Buy-out im August 2000 agiert das Softwarehaus unabhängig, unter dem Namen forcont business technology gmbh mit eigener Produktentwicklung. Die technologische Basis ist die Software forcont factory FX. Aktuell treiben mehr als 55 Mitarbeiter und ein Netzwerk vertrauensvoller Partner die Entwicklung bewährter Applikationen und neuer Technologien sowie das Bereitstellen smarter, nutzerfreundlicher Anwendungen als Software-as-a-Service (SaaS) in der Cloud voran. Daneben leistet forcont den kompletten Service im ECM-Umfeld von SAP – mit den Schwerpunkten Dokumentenarchivierung und elektronische Akten.
Das Bildmaterial wurde von forcont zur Verfügung gestellt.
